先画出资料怎样移动
团队需要知道资料从谁产生、经过哪些设备和工具、由谁确认、最终保存在哪里。
流程图不必复杂，但必须覆盖临时分享、移动设备与外部协作者这些最容易被忽略的环节。
按任务分配权限
研究者、编辑、客户和技术人员需要的操作不同。默认给所有人管理权限，会让日后无法判断变化来自谁。
查看、评论、编辑、下载和分享应分别授权，并设定复核日期。
版本交接要有共同语言
“最新版”在跨时区团队里很快失去意义。文件需要版本、修改时间、负责人和确认状态。
重大修改应保留摘要，让接收者理解为何改变，而不是只比较两个文件。
第三方工具进入前先问四件事
资料存放地区、账号恢复、导出能力和服务停止后的处理方式，会直接影响团队能否继续工作。
免费或方便不代表适合长期保存关键资料。
成员离开也是正常流程
交接不应等到账号停用才开始。负责人、未完成任务、外部分享与个人设备副本都需要核对。
先转移所有权，再撤销权限，能够避免团队突然失去资料。
让制度接受现场检验
规则若要求成员完成大量无意义表格，最终会被绕过。
定期用一次真实任务复盘，从发生过的误解和延迟调整规则，比增加口号有效。